Gestructureerde facturen in PDF omzetten met Hermes

HERMES

Hermes is een gratis tool die alle Belgische ondernemingen de mogelijkheid geeft om gestructureerde elektronische facturen in XML om te zetten in PDF.

Volautomatisch aangemaakte en verwerkte elektronische facturen zijn in een machinespecifieke taal gecodeerd. Om ze algemeen leesbaar te maken, moeten ze in een andere indeling worden omgezet, zoals PDF. 

Hermes?

In de Griekse mythologie is Hermes de boodschapper van de goden. De tool heeft deze naam gekregen omdat hij een soortgelijke rol vervult. Niet tussen Zeus en Athena, maar wel tussen ondernemingen die al gestructureerde elektronische facturen versturen en ondernemingen die nog niet uitgerust zijn om die facturen geautomatiseerd te verwerken, maar wel graag facturen ontvangen via e-mail.

Concreet zet Hermes elke gestructureerde elektronische factuur volgens de Europese norm om in PDF en stuurt het de factuur naar het e-mailadres van de ontvanger. Op de webportal van Hermes kunnen de ontvangers en de afzenders van facturen ook de transit van hun facturen volgen.

Voor wie?

Hermes is beschikbaar voor elke Belgische onderneming die haar uitgaande facturering wil vereenvoudigen. 

Drie voorwaarden moeten voldaan zijn om er gebruik van te maken:

  1. De verzender en de ontvanger van de factuur zijn in België ingeschreven ondernemingen.

  2. De verzender onderschrijft het Peppol-model, dat de interoperabiliteit van de oplossingen voor de verwerking van facturen garandeert en in overeenstemming is met de standaarden, normen en Europese aanbevelingen.

  3. De verzender heeft de gebruiksvoorwaarden van Hermes aanvaard.

 Wilt u zich registreren als verzender? Neem contact op met ons.

Door wie? 

De werking ervan, die in overleg met het bedrijfsleven is ontwikkeld, wordt volledig verzorgd door de Federale overheid in het kader van haar opdracht om de elektronische facturering te bevorderen

Waarom?

Door het doorgeven aan klanten die nog geen gestructureerde elektronische facturen ontvangen volgens de Europese norm, moedigt Hermes leveranciers aan om facturen in dit formaat te versturen. Als gevolg daarvan zal de overheid veel meer van dit soort rekeningen ontvangen. Hierdoor kunnen zij de door de Europese richtlijn 2014/55 opgelegde investeringen veel sneller terugverdienen. Dit zal de IT-industrie ook aanmoedigen om meer oplossingen te ontwikkelen om deze elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Hierdoor kunnen bedrijven zichzelf beter en goedkoper uitrusten. Iedereen wint!

Voor wanneer?

De Hermes-converter is nog niet operationeel. Het is gepland om tijdens de herfst 2020 op te starten. Bedrijven moeten extra tijd krijgen om zich te organiseren om het beste uit hun uitgaande facturering te halen, voordat Hermes haar eerste facturen daadwerkelijk vervoert.

Een tijdelijke oplossing

Wanneer e-facturering in de toekomst wordt veralgemeend, zullen de e-facturen niet meer omgezet moeten worden in facturen die voor iedereen leesbaar zijn. Hermes zal dan geen bestaansreden meer hebben. De tool moet worden gezien als een stimulans om gestructureerde uitwisselingen te bevorderen, in afwachting dat de IT-sector de passende ontvangst- en verwerkingstools ontwikkelt en tegen aantrekkelijke voorwaarden op de markt brengt.

Deel dit artikel

Onze Partners