In 2017 heeft Europa een norm ingesteld voor de structuur van elektronische facturen. Dit uniforme formaat bevordert de uitwisselingen en de ontwikkeling van e-facturering.
De Europese norm is voor e-facturering wat het ‘global English’ is voor de handelsbetrekkingen: een gemeenschappelijke taal die de uitwisselingen bevordert tussen gesprekspartners die niet dezelfde taal spreken. Deze semantische norm werd ingevoerd na de vaststelling dat het bestaan van tal van elektronische factuurformaten op de markt de ontwikkeling van e-facturering afremde.
Waartoe dient de Europese norm?
Alle studies bevestigen dat het gebruik van een gestructureerd factuurformaat dat eigen is aan elke sector of uitwisselingsgroep een groot obstakel vormt voor de veralgemening van e-facturering. Deze situatie verplicht de minst krachtige ondernemingen (die het talrijkst zijn) om zich te abonneren op meerdere platformen (die van hun krachtige handelspartners) en om dure systemen te ontwikkelen voor formaatconversie.
De Europese norm is een van de maatregelen om de obstakels weg te werken die worden veroorzaakt door de fragmentering van de e-factureringoplossingen op de markt. Door een duidelijke en goed gedocumenteerde structuur te bepalen voor de kernelementen van elke factuur zorgt de norm ervoor dat iedereen over eenzelfde referentie beschikt voor de uitwisseling van facturen.
De Europese norm omvat concreet een lijst van alle termen die gebruikt mogen worden op een naar behoren opgemaakte elektronische factuur en definieert hoe deze termen geïnterpreteerd en gebruikt moeten worden. De elektronische facturen die voldoen aan deze norm zijn volkomen wettelijk en in overeenstemming met de fiscale wetgeving.
Waaruit vloeit de norm voort?
De Europese norm is het eerste effect van Richtlijn 2014/55 inzake elektronische facturering (zie ook : Wat doet Europa om e-facturering te bevorderen?). Ter herinnering: deze Richtlijn, die in april 2019 van kracht is geworden, verplicht Europese aanbesteders om elektronische facturen te ontvangen en te verzenden die in overeenstemming zijn met de Europese norm. Het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) werd door de Europese Commissie belast met de uitwerking van deze norm.
Naar aanleiding van dit mandaat werden werkgroepen opgericht. De werkzaamheden van deze werkgroepen hebben geleid tot de definitie van een semantische norm die de structuur van de elektronische factuur definieert. De norm EN 16931-1:2017 is beschikbaar sinds juli 2017. De referentie naar deze norm werd op 17 oktober 2017 gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het Europees Comité voor Normalisatie heeft ook de overeenkomsten tussen deze structuur en twee in Europa courant gebruikte technische syntaxen gedefinieerd en gepubliceerd.
De Europese norm vult aan, maar vervangt niet
Deze pan-Europese en sectoroverschrijdende Europese norm is een goede aanvulling op de bestaande sectorale normen. Ze heeft niet tot doel de bestaande gestructureerde formaten te vervangen: elke onderneming blijft vrij om het of de forma(a)t(en) van haar keuze te gebruiken. Maar in plaats van haar formaat op te leggen aan al haar handelspartners kan de onderneming haar partners voortaan de mogelijkheid bieden om de Europese norm te gebruiken, die dienst doet als gemeenschappelijke taal.
Daardoor voldoet de Europese norm niet alleen aan de specifieke facturatiebehoeften van de aanbesteders, maar lost ze ook de intersectorale en transnationale facturatieproblemen op waarmee marktdeelnemers voortdurend worden geconfronteerd.
Een instrument om e-facturering te veralgemenen
Dankzij de Europese norm kan de IT-sector zijn aanbod ontwikkelen om beter tegemoet te komen aan de behoeften, in het bijzonder bij sectoroverschrijdende uitwisselingen (die de meerderheid van de facturen vertegenwoordigen en dus een essentieel segment van de markt vormen). In combinatie met aanvullende technische en juridische normen en akkoorden maakt de norm een veralgemening van e-facturering mogelijk tegen redelijke kosten. Ontdek hoe deze combinatie gestructureerd wordt in de praktijk op onze pagina’s over het Peppol-netwerk.
Waar kunt u de specificaties van de Europese norm raadplegen?
In België staat het Bureau voor Normalisatie (NBN) in voor de verspreiding van de tekst van de norm.
