De voordelen van e-facturering volgens Zorgbedrijf Meetjesland

Maarten Vanden Berghe, Financieel Directeur

Zorgbedrijf Meetjesland biedt residentiële zorg en thuiszorg aan in de gemeentes Evergem, Maldegem en Nevele. Concreet houdt dit in dat we een vijftal woonzorgcentra uitbaten, 169 assistentiewoningen hebben en thuiszorgdiensten aanbieden zoals gezinszorg, een poetsdienst onder de vorm van een dienstencheque-onderneming, een dienst warme maaltijden aan huis en een collectieve dagopvang.

Wij ontvangen een 8000-tal aankoopfacturen per jaar. We slagen er in om 40% van die aankoopfacturen via volwaardige e-facturen binnen te krijgen. Zelf sturen wij nog geen e-facturen uit omdat onze klanten en bewoners ouderen zijn die nog niet de digitale vaardigheden hebben om deze te ontvangen.

Overstappen op e-facturering: wat verandert er?

E-facturering heeft er vooral voor gezorgd dat we veel tijdswinst creëerden binnen de financiële dienst. We zijn opgestart in 2018. Toen hebben we eigenlijk onmiddellijk beslist om digitaal te gaan werken omdat onze financiële dienst vanuit de hoofdzetel in Sleidinge werkt en onze aankoopfacturen gecontroleerd en goedgekeurd worden in de woonzorgcentra en assistentiewoningen die op andere locaties gelegen zijn dan onze hoofdzetel. In het begin hadden we voornamelijk papieren facturen die moesten gescand worden, doorgestuurd worden naar onze scanningsmodule en daarna geregistreerd en geboekt werden in ons boekhoudpakket. We zijn vrij snel overgeschakeld naar pdf-facturen die binnenkwamen via e-mail, waardoor het eerste deeltje van de scanning wegviel. Maar dat bleek nog altijd veel werk te zijn, dus het is voornamelijk de tijdswinst die voor ons heel belangrijk is geweest bij de overstap naar de e-factuur. Daarnaast is het ook wel zo dat e-facturen veel minder fouten bevatten dan facturen die gescand worden vanuit een pdf of vanuit een papieren factuur.

Hoe verliep de overstap?

We zijn daarmee gestart in het najaar van 2019. We hebben toen met onze scanningsleverancier en ons boekhoudpakket die technische uitrol gedaan. Dat was vooral werk voor hen. We hebben heel bewust een kleine groep aangeschreven om eerst e-facturering technisch goed onder de knie te krijgen en vertrouwen te krijgen binnen onze organisatie. Dat is eigenlijk vrij vlot verlopen.Dan zijn we in februari-maart geconfronteerd geweest met de coronacrisis, waardoor we dat project even in de koelkast hebben moeten steken. Maar in de zomer zijn we terug herbegonnen, hebben het proces nog een keer geëvalueerd en zijn we onmiddellijk overgegaan om meerdere leveranciers aan te schrijven en te vragen naar e-facturen. Waardoor we in het najaar stelselmatig meer en meer e-facturen binnenkregen en dus nu rond de 40 % aan e-facturen zitten.

Wat waren de uitdagingen?

De grootste uitdaging bij ons is dat we bij die e-facturen graag een pdf-factuur krijgen, voornamelijk voor onze keukens, omdat er een aantal zaken extra op staan die niet terug te vinden zijn op die XML-facturen. Het was eigenlijk onze grootste uitdaging om onze leveranciers zover te krijgen om die pdf daar ook aan gekoppeld te krijgen. Voorts valt het wel op dat wij als voortrekker bij e-facturen vaak nog heel veel vragen krijgen van leveranciers die eigenlijk het concept van de e-factuur niet goed kennen. Om die leveranciers te overtuigen om over te gaan naar e-facturen hebben we een aantal keren actief gemaild naar al onze leveranciers om hen uitleg te geven wat e-facturen zijn. We hebben daar ook verwezen naar de website van de federale overheid rond e-facturatie. We merken wel dat sinds een aantal maanden veel meer leveranciers de stap zetten om e-facturen aan ons te bezorgen. Dus we zien een positieve trend en dat we meer en meer e-facturen ontvangen van onze leveranciers.

Nog tips om te delen?

Het advies dat ik zou willen geven is dat je het zeker moet doen, eigenlijk niet twijfelen, want het levert een fantastische tijdswinst op. Wij hebben heel onze aankoopprocedure kunnen herdenken en verder optimaliseren, waardoor dat we middelen vrij hebben gekregen om onze kerntaak te vervullen. En die kerntaak is een warme zorg bieden aan onze bewoners in woonzorgcentra en assistentiewoningen en aan onze klanten in de thuiszorg.