De voordelen van e-facturering volgens Jorissen André

Wij zijn een erkend ITAA Accountants-kantoor. Zelfstandige kmo’s alsook starters kunnen een beroep doen op onze diensten. Dat zijn mensen, ondernemers, die beslist hebben om hun boekhouding uit te besteden. Wij verzorgen deze dan in zijn totaliteit.

Overstappen op e-facturering: wat verandert er?

De e-facturering heeft inderdaad wel wat wijzigingen in ons kantoor aangebracht. Ik denk dan vooral aan de snelheid, de tijdspendering. We weten allemaal dat het opmaken van een factuur tot het verzenden en het ontvangen bij de andere partij heel wat energie en tijd in beslag neemt. En al die manuele verwerkingen zijn nu uitgevallen. Dat betekent dat er een enorme tijdspendering is vrijgekomen. Het speelt zich ook allemaal af in een betrouwbaardere omgeving. Zolang er mensenhanden aan te pas komen, worden wel eens typfouten gemaakt. Dat is ook enorm verminderd. Spookfacturen, zoals wij ze noemen, zijn tot een minimum te herleiden. Ook qua kostbesparing: we weten als we het factureringsproces helemaal gaan analyseren – en daarmee bedoel ik het materiaal, het werkuren die er aan te pas komen, transportkosten enzoverder – kom je al snel aan een kostenbesparing van 60 à 70%.

Hoe verliep de overstap?

Wat de overgang betreft voor ons kantoor naar e-invoicing zit je enerzijds met de interne medewerkers. Deze moeten goed voorbereid worden. Ze moeten gemotiveerd worden. Ze moeten een gestructureerd plan meekrijgen. Anderzijds zitten we met onze ondernemers. Daar is toch wel nood aan een zeer sterke begeleiding in de digitale transformatie. Om mensen inderdaad te begeleiden in die digitale transformatie heb je toch wel gemeenschappelijke software of een gedeeld platform nodig om documenten uit te wisselen.

Wat waren de uitdagingen?

Wat de uitdaging betreft om over te stappen naar elektronische facturering weten we allemaal dat boekhoudkantoren vandaag de dag toch wel wat onder druk staan door deze nieuwe technologie. Alsook door de globalisering. Daarbij zitten we met ondernemers, vooral in de kmo, waar mensen onverschillig en zelfs wat argwanend staan tegenover deze evolutie. We stellen ook vast dat Peppol totaal niet gekend is bij de gemiddelde ondernemer, de gemiddelde kmo’er. En daar ligt toch wel een enorme uitdaging om die mensen te overtuigen om zich aan te sluiten bij het Peppol-netwerk.

Nog tips om te delen?

Als we kijken naar de grote ondernemingen, zij hebben bewezen dat zij er al meer dan 10 jaar mee werken. Het werkt dus allemaal. Daar hoef je niet aan te twijfelen. Het werkt. Alleen is het niet gekend bij de kmo’s en ongekend is onbemind. Maar daar ligt natuurlijk onze uitdaging om die mensen te overtuigen.