Lab9 zijn eigenlijk verschillende vennootschappen die zowel B2B als B2C-klanten Apple-materiaal gaan aanbieden, alsook een zo goed mogelijke service op vlak van software en hardware. Wij zijn vandaag actief in zowel het B2B-segment, bij kleinere en supergrote internationale klanten, als in het B2C-segment waarbij we ook particulieren in 9 verschillende winkels kunnen bedienen.
Overstappen op e-facturering: wat verandert er?
E-invoicing had op onze onderneming een grote impact. Op alle vlakken. Zowel voor procedures als automatisering. Onze klanten krijgen hun factuur nu veel sneller. We worden sneller betaald. We sparen de postkosten uit. Dus: heel het proces gaat veel sneller dan vroeger. Daarbovenop worden facturen automatisch ingeboekt in ons boekhoudpakket, nog een voordeel. Ook kunnen onze boekhoudmedewerkers zich nu focussen op andere taken.
Hoe verliep de overstap?
De overgang naar e-invoicing was voor ons een heel langzaam traject. Onze klanten kwamen met de vraag om facturen aan te leveren op verschillende platformen. Wij hebben ons intern klaargemaakt om ons ERP-pakket aan te passen aan de noden van onze klanten.
Wat waren de uitdagingen?
De uitdaging voor ons bedrijf was niet zo zeer het implementeren van e-invoicing op zich, maar eerder de andere mensen – zowel intern als extern – proberen te overtuigen van de meerwaarde ervan. Onze mensen waren soms bang dat ze hun job gingen verliezen, dat ze iets anders zouden moeten gaan doen. Maar op termijn, eenmaal je mensen hebt overtuigd, gaan ze mee in het verhaal en realiseren ze zich dat het voor iedereen een goede zaak is. Ook onze klanten hadden het soms moeilijk om mee te gaan in ons proces. Een klant moet overtuigd zijn dat het ook voor hem een voordeel is om zijn factuur sneller te ontvangen. Zo vermijden we dat facturen twee of drie keer naar een verkeerd adres verstuurd worden.
Nog tips om te delen?
Mijn advies naar andere bedrijven zou zijn zich zeker niet te laten afschrikken door het proces. Het is een proces dat veel efficiëntie, tijd en kosten kan besparen.
