Stuur met Hermes gestructureerde facturen naar al uw klanten

ai

Dankzij het platform Hermes kunnen leveranciers nu gestructureerde elektronische facturen sturen naar al hun Belgische klanten, zelfs naar klanten die ze nog niet automatisch kunnen verwerken.

Gestructureerde elektronische facturen worden automatisch verwerkt, zonder menselijke tussenkomst. Dat maakt het leven dus veel gemakkelijker! Leveranciers worden helaas nog al te vaak geconfronteerd met het feit dat vele klanten niet zijn uitgerust met de gepaste software voor de verwerking van inkomende e-facturen. Dat probleem is het grootste obstakel voor de veralgemening van e-facturatie. Het leidt ook tot tijdverlies, en dus tot aanzienlijke kosten voor verzenders die zich inzetten voor e-facturatie: ze worden gedwongen om zich aan te passen aan hun klanten en de enen elektronische facturen te sturen, de anderen pdf-facturen, die door mensen gelezen kunnen worden.

Er is goed nieuws: dankzij Hermes (en de recente ontwikkelingen op het vlak van standaardisatie) is dat obstakel uit de weg geruimd. Dit platform, dat voor iedereen toegankelijk is, overbrugt de kloof tussen degenen die al e-facturen kunnen verzenden en degenen die ze nog niet kunnen ontvangen. Het stelt bedrijven in staat om al hun facturen in één enkel formaat te versturen (gestructureerd en gestandaardiseerd), zonder erbij stil te moeten staan of de ontvanger ze kan verwerken.

hermes

Hermes?

In de Griekse mythologie is Hermes de boodschapper van de goden. De tool heeft deze naam gekregen omdat hij een soortgelijke rol vervult. Niet tussen Zeus en Athena, wel tussen ondernemingen die al gestructureerde en gestandaardiseerde elektronische facturen versturen en ondernemingen die nog niet zijn uitgerust om die facturen geautomatiseerd te verwerken, maar wel graag facturen ontvangen via e-mail.

Concreet zet Hermes elke gestructureerde elektronische factuur volgens de Europese norm  om in pdf en stuurt het de factuur naar het e-mailadres van de ontvanger. Hermes heeft ook een webportal waar de afzenders van facturen en hun ontvangers de transit van hun facturen kunnen volgen.

Voor wie?

Hermes is beschikbaar voor elke onderneming die haar uitgaande facturatie wil vereenvoudigen.

Voorwaarden?

Om Hermes te kunnen gebruiken, moet de verzender:

  • elektronische gestructureerde en gestandardiseerde facturen conform de Europese norm kunnen verzenden. Dat wil zeggen dat de verzender (of zijn IT-leverancier) zich richt naar het Peppol-model, dat de interoperabiliteit van de oplossingen voor de verwerking van facturen garandeert en in overeenstemming is met de standaarden, normen en Europese aanbevelingen. Bij duizenden overheidsleveranciers is dat al het geval. Net als bij miljoenen Europese ondernemingen.

  • de gebruiksvoorwaarden van Hermes aanvaarden. We wijzen erop dat bepaalde IT-leveranciers de praktische aspecten van die vormvereiste op zich nemen.

U wilt zich als verzender registreren? Neem contact op met ons

Door wie?

De werking ervan, die in overleg met het bedrijfsleven is ontwikkeld, wordt volledig verzorgd door de federale overheid in het kader van haar opdracht om de elektronische facturatie te bevorderen.

Waarom?

Door het doorgeven aan klanten die nog geen gestructureerde elektronische facturen ontvangen volgens de Europese norm, moedigt Hermes leveranciers aan om facturen in dit formaat te versturen. Als gevolg daarvan zal de overheid veel meer van dit soort rekeningen ontvangen. Hierdoor kunnen zij de door de Europese richtlijn 2014/55 opgelegde investeringen veel sneller terugverdienen. Dat zal de IT-industrie ook aanmoedigen om meer oplossingen te ontwikkelen om deze elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Hierdoor kunnen bedrijven zich beter en goedkoper uitrusten. Iedereen wint!

Voor wanneer?

De Hermes-converter is nog niet operationeel. Het is gepland om tijdens de herfst 2020 op te starten. Bedrijven moeten extra tijd krijgen om zich te organiseren om het beste uit hun uitgaande facturatie te halen, voordat Hermes zijn eerste facturen daadwerkelijk vervoert.

Een tijdelijke oplossing

Wanneer e-facturatie in de toekomst wordt veralgemeend, zullen de e-facturen niet meer omgezet moeten worden in facturen die voor iedereen leesbaar zijn. Hermes zal dan geen bestaansreden meer hebben. De tool moet worden gezien als een stimulans, om gestructureerde uitwisselingen te bevorderen, in afwachting dat de IT-sector de passende ontvangst- en verwerkingstools ontwikkelt en tegen aantrekkelijke voorwaarden op de markt brengt. Meer informatie over het onderwerp vindt u in dit artikel.

Deel dit artikel

Onze Partners