Envoyez des factures structurées à tous vos clients avec Hermes

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Grâce à la plateforme Hermes, les fournisseurs peuvent dès aujourd'hui envoyer des factures électroniques structurées à tous leurs clients belges, y compris ceux qui ne sont pas encore en mesure de les traiter automatiquement. 

Les factures électroniques structurées sont traitées automatiquement, sans intervention humaine. Elles nous facilitent donc considérablement la vie ! Malheureusement, les fournisseurs se heurtent encore trop souvent au fait que de nombreux clients ne sont pas équipés des logiciels adéquats de traitement d'e-factures entrantes. Cette difficulté est le frein principal à la généralisation de l'e-facturation. Elle engendre également une perte de temps et donc, un coût significatif pour les expéditeurs qui s'engagent dans l'e-facturation : ils sont contraints de s'adapter à leurs clients et d'envoyer aux uns des factures électroniques et, aux autres, des factures PDF, lisibles par les humains. 

Bonne nouvelle : grâce à Hermes (et aux avancées récentes en matière de standardisation), cet obstacle est levé ! Cette plateforme, accessible à tous, fait le pont entre ceux qui peuvent déjà envoyer des e-factures et ceux qui ne sont pas encore en mesure de les recevoir. Elle permet ainsi aux entreprises d'expédier toutes leurs factures dans un seul et même format (structuré et standardisé), sans se soucier de la capacité du destinataire à les traiter.

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Vous avez dit Hermes ?

Dans la mythologie grecque, Hermes joue le rôle de messager. Si cet outil porte son nom, c’est parce qu’il est destiné, lui aussi, à remplir ce rôle. Pas entre Zeus et Athéna, mais bien entre les entreprises qui envoient déjà des factures électroniques structurées et standardisées, et celles qui ne sont pas encore équipées pour pouvoir les traiter de manière automatisée, mais reçoivent volontiers des factures par e-mail.

Concrètement, Hermes convertit toute facture électronique structurée selon la Norme européenne vers un format PDF et la transmet à l’adresse e-mail de son destinataire. Hermes est également équipé d'un portail web permettant aux expéditeurs de factures et à leurs destinataires, de suivre le transit de leurs factures.

Pour qui ?

Hermes est à la disposition de toute entreprise désireuse de simplifier sa facturation sortante. 

À quelles conditions ?

Pour pouvoir utiliser Hermes, l'expéditeur doit :

  • être capable d'envoyer des factures électroniques structurées et standardisées conformes à la Norme européenne. En pratique, cela implique que l'expéditeur (ou son fournisseur IT) se conforme au modèle Peppol, garantissant l’interopérabilité des solutions de traitement de factures et aligné avec les standards, normes et recommendations européennes. Des milliers de fournisseurs des pouvoirs publics sont déjà dans ce cas. Des millions d'entreprises européennes également.

  • accepter les conditions d'utilisation de Hermes. À noter que certains fournisseurs IT prennent en charge les aspects pratiques liés à cette obligation de forme.  

 Vous souhaitez vous enregistrer comme expéditeur ? Contactez-nous.

Par qui ?

Développé en concertation avec le monde des entreprises, son fonctionnement est entièrement pris en charge par l’Administration fédérale dans le cadre de ses missions de promotion de la facturation électronique

Pourquoi ?

En assurant le relai vers les clients qui ne reçoivent pas encore factures électroniques structurées selon la Norme européenne, Hermes incite les fournisseurs à expédier les factures dans ce format. Le pouvoirs publics recevront dès lors beaucoup plus de telles factures. Cela leur permettra de rentabiliser les investissements imposés par la  Directive Européenne 2014/55 beaucoup plus vite. Cela incitera aussi l’industrie informatique à développer plus de solutions permettant de recevoir et traiter ces factures électroniques. Cela permettra aux entreprises de s’équiper mieux et moins cher. Tout le monde est gagnant !

Pour quand ?

Le convertisseur Hermes n’est pas encore opérationnel. Sa mise en route est planifiée à l’automne 2020. Un délai supplémentaire est à prévoir afin que les entreprises s’organisent pour en tirer le meilleur parti dans le cadre de leur facturation sortante, avant que Hermes ne transporte effectivement ses premières factures.

Une solution temporaire

À l’avenir, avec la généralisation de l’e-facturation, il ne sera plus nécessaire de convertir les e-factures en factures lisibles au commun des mortels. Hermes n’aura plus lieu d’être. Il faut le voir comme un incitant, destiné à amorcer les échanges structurés, le temps que le secteur IT développe les outils de réception et de traitement adéquats, et les commercialise à des conditions attractives. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez cet article.

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