6 Schritte für eine erfolgreiche Einführung von e-Invoicing als Auftraggeber

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Sie sind Auftraggeber und haben noch kein e-Invoicing? Hier erfahren Sie, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung in 6 Schritten in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Alle öffentlichen Auftraggeber in Europa müssen eine gemäß der europäischen Norm strukturierte elektronische Rechnung empfangen können. Diese Auflage aus der europäischen Richtlinie 2014/55 ist am 17. April 2019 in Kraft getreten.

Mehr noch als eine gesetzliche Verpflichtung ist die elektronische Rechnungsstellung vor allem eine Chance, denn sie ermöglicht es, die Effizienz zu steigern, die Betriebskosten zu senken und die Mitarbeiter für lohnendere Aufgaben einzusetzen. Darüber hinaus eröffnet die erfolgreiche Einführung des e-Invoicings bei den öffentlichen Behörden einen Markt für die IT-Branche, der ausreichend groß ist, um auch die notwendigen Arbeiten zur Neuausrichtung des Angebots für die KMUs zu rechtfertigen.

Der Artikel 8 gute Gründe, e-Invoicing einzuführen, fasst das Potenzial dieser Innovation zusammen, und die Seite 5 Irrtümer zum e-Invoicing räumt mit einigen Vorurteilen auf.

Sie haben Ihre Entscheidung getroffen: Sie möchten die Chance nutzen. Wie können Sie ein e-Invoicing-Projekt in Ihrem Unternehmen einführen? Welche wichtigen Schritte sollten Sie nicht übersehen? Wir haben ein Verfahren und Werkzeuge entwickelt, die Ihnen den erfolgreichen Wechsel zum e-Invoicing erleichtern. Das Verfahren besteht aus 6 Hauptschritten. Natürlich dient dieser Überblick nur zur Information und muss an die Eigenheiten Ihres Unternehmens sowie an eventuelle regionale Besonderheiten angepasst werden.

Proces e-facturation

1. Konformität: Registrieren Ihres Unternehmens auf Mercurius

Mercurius ist die zentrale Poststelle der belgischen Auftraggeber. Genauer ausgedrückt erlaubt Ihnen Mercurius, elektronische Rechnungen kostenlos zu empfangen und zu verarbeiten, auch wenn Sie noch keine spezifische IT-Lösung haben.

Mercurius ist ideal, um die gesetzlichen Anforderungen kostenlos zu erfüllen, das e-Invoicing kennen zu lernen und ein paar Informationen zu sammeln, bevor Sie Ihre eigene Lösung implementieren.

Vorgehensweise

Füllen Sie das folgende Formular aus, das in den Sprachen NL oder FR verfügbar ist. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Beschreibung der Vorgehensweise zur Anmeldung und Verwendung des Mercurius-Webportals.

2. Kennenlernen: Fordern Sie Ihre Geschäftspartner auf, Ihnen elektronische Rechnungen zu schicken

Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie ab jetzt elektronische Rechnungen erhalten möchten. Mithilfe von Mercurius und den eingehenden elektronischen Rechnungen können Sie sich mit diesem neuen Format vertraut machen und das Potenzial und die wichtigsten Erfolgsfaktoren Ihres Projekts zur e-Invoicing-Einführung genauer bestimmen.

Vorgehensweise

Hier eine Vorlage, die Sie verwenden können, um Ihre Geschäftspartner zu informieren.

3. Analyse: Start eines e-Invoicing-Projekts in Ihrem Unternehmen

e-Invoicing ist vor allem ein Business-Projekt. Es ist sehr wichtig, im Laufe des Projektfortgangs zu berücksichtigen, in welchem Grad sich Geschäft und IT entwickeln.

Vorgehensweise

Mobilisieren Sie zunächst die notwendigen internen Kompetenzen und richten Sie eine e-Invoicing-Projektgruppe ein.

Analyse der Ist-Situation: Welche positiven Auswirkungen wird die Automatisierung der Rechnungsabwicklung (quantitativ und qualitativ) haben? Welche Anpassungen sind erforderlich? Definieren Sie die Details der Implementierungsstrategie für das e-Invoicing in Ihrem Unternehmen.

4. Zuweisen: Identifizieren der geeigneten Lösung sowie der passenden Anbieter

Das Einrichten eines e-Invoicing-Systems erfordert spezielle technische Fähigkeiten. Wahrscheinlich werden Sie deshalb ein oder mehrere Angebote einholen müssen, um diese Kompetenzen extern zu finden.

Die gewählte IT-Lösung muss nicht nur Ihre Bedürfnisse erfüllen, sondern auch dem europäischen PEPPOL-Framework entsprechen.

Vorgehensweise

Verfassen Sie Ihre Angebotsanfrage und wählen Sie die erforderlichen Lösungen und/oder Dienstleistungen. Berücksichtigen Sie auch die praktischen Informationen, die für die Mercurius-Plattform und Ihren Integrator relevant sind. Achten Sie darauf, dass diese Informationen in Ihrer Anfrage klar formuliert und auch im erhaltenen Angebot enthalten sind. Wenden Sie sich bei Bedarf an uns.

5. Bereitstellen: Implementieren der gewählten Lösungen

Nach der Vorbereitung ist es an der Zeit, das Projekt zu konkretisieren. Nachdem die Lösungen implementiert wurden, ist es erforderlich, sie zu prüfen, eine gute Integration in die bestehenden Komponenten sicherzustellen und vor allem Ihre Teams in dieser neuen Arbeitsweise zu schulen.

6. Ergebnis: Das Ziel ist ein 100 %iges e-Invoicing

Ermutigen Sie Ihre Geschäftspartner weiter, Ihnen strukturierte elektronische Rechnungen zu schicken. Das Ziel ist eine vollständige Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses.

Vorgehensweise

Bewerten Sie den Fortschritt jeden Monat mit der folgenden Kalkulation:

Calcul progrès e-facturation

 

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